Il est rendu nécessaire lorsque les objectifs sont multiples, les intervenants nombreux et éloignés, les métiers hétérogènes, les canaux et sources d'information très diversifiés; il est rendu possible par l'intranet et les interfaces applicatives qu'il permet.

Le portail de connaissances va permettre l'accès sécurisé aux acteurs habilités, des informations contextualisées et traitées (c'est à dire des connaissances) propres à l'entreprise, et celles qu'elle aura su capter, quelqu'en soient la source et le support.

Nous le concevons autour de trois concepts-pilliers:

• Sécurité
• Transversalité
• Personnalisation

L'indexation des informations par thèmes de veille, par projets, par acteurs dans différentes bases de connaissances, est le premier acte de capitalisation vivante de la connaissance, lorsque les acteurs sont formés et motivés à l'utilisation de solutions nouvelles (par exemple les bases Notes de Lotus). De l'archivage, fût-il "éclairé", nous passons à la "learning organization" (Davenport, Nonaka...)

Les recherches d'informations sur internet par moteurs et agents intelligents, les requêtes sur bases de données, la surveillance des listes de diffusion, des modifications de pages web, les newsletters, le push (réception d'informations paramétrées), les actualités,  etc...sont intégrés au portail de connaissances, les utilisateurs disposant de bibliothèques de liens web et de requêtes personnalisés. Les résultats pertinents des recherches sont intégrés dans la base de connaissances, des pointeurs permettant au moteur de recherche interne de retrouver l'information par mots clés, thème, type de projet, acteur et date.

Chaque équipe-projet dispose de sa base, qui regroupe sa documentation propre (technique, juridique, marketing, notes de service, etc...), les échanges avec les clients et collègues, les agendas, les échéances par tâches et les personnes et secteurs responsables de chacunes d'entre elles , le degré de réalisation des tâches et les feuilles d'heures par acteurs et secteurs, la préparation et comptes-rendus des réunions (et documents rattachés)...

Ainsi, chacun "entre" sur le portail  par son espace personnalisé, dont les fonctionnalités et types d'information sont personnalisés.

Le monitoring des portails de connaissances permet de vérifier la bonne sécurité du système, d'apprécier l'avancement des projets en cours et de repérer les compétences et goulots d'étranglement.

Ils intègrent bien entendu d'autres fonctions, comme la gestion des droits et interfaces utilisateurs, le groupware (forums, workflow...), le service d'alerte interne et externe (push multimedia -mail, PDA, téléphone- sur évènement paramétré).